Arbeitszeugnis

1. Wann genau besteht ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, vgl. § 109 GewO. Im bestehenden Arbeitsverhältnis kann ein Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis verlangen, sofern ein triftiger Grund vorliegt, wie beispielsweise ein Vorgesetztenwechsel, eine interne Versetzung oder wenn er sich auf eine neue Stelle bewirbt. Ohne nachvollziehbaren Anlass besteht hingegen kein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis.

2. Welche Fristen sind bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses einzuhalten?
Der Arbeitgeber schuldet das Zeugnis „bei Beendigung“. Das Zeugnis muss entsprechend zeitnah nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt werden. Gerichte halten in der Praxis eine Frist von zwei bis drei Wochen für angemessen. Verzögerungen könnten Arbeitgeber juristisch in Schwierigkeiten bringen, denn ein verspätetes Zeugnis kann Schadenersatzforderungen nach sich ziehen.

3. Welche Inhalte sind Pflicht – und was darf keinesfalls ins Zeugnis?
Ein Arbeitszeugnis muss zwingend die Dauer und Art der Beschäftigung angeben. Wird ein qualifiziertes Zeugnis verlangt, kommen auch Aussagen über Leistung und Verhalten hinzu. Absolut unzulässig sind Hinweise auf Krankheiten, private Umstände oder politische, religiöse und gewerkschaftliche Aktivitäten. Auch negativ wirkende oder zweideutige Formulierungen sind tabu.

4. Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis: Wann ist welches erforderlich?
Ein einfaches Zeugnis enthält lediglich Angaben zur Tätigkeit und Beschäftigungsdauer. Arbeitnehmer müssen explizit ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, um eine Bewertung von Leistung und Sozialverhalten zu erhalten. Sein Wahlrecht hinsichtlich eines qualifizierten Zeugnisses hat der Arbeitnehmer jedoch bereits ausgeübt, wenn er überhaupt um ein Zeugnis bittet oder wenn er auf sonstige Weise zum Ausdruck bringt, dass er ein Zeugnis erwartet. 

5. Welche Formulierungen gelten als unzulässig oder kritisch?
In der Praxis führen vor allem versteckte, negative oder ironische Formulierungen häufig zu Streitigkeiten. Klar verboten sind beispielsweise Aussagen wie „bemühte sich stets“ oder Doppeldeutigkeiten, die auf mangelnde Leistung oder schlechtes Verhalten hindeuten könnten. Personalverantwortliche sollten stets auf objektive, klare und wohlwollende Formulierungen achten.

6. Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis rechtssicher im Unternehmen?
Rechtssicher unterschreiben darf nur, wer auch tatsächlich zeichnungsberechtigt ist. Das sind in der Regel Mitglieder der Geschäftsführung, Leiter der Personalabteilung oder unmittelbare Vorgesetzte mit entsprechender Vollmacht. 

7. Wie reagieren Arbeitgeber richtig auf Einwände oder Änderungswünsche des Arbeitnehmers?
Beschäftigte haben das Recht, eine Berichtigung des Zeugnisses zu verlangen. Arbeitgeber sollten diese Wünsche sachlich prüfen: Sind die Einwände berechtigt, ist eine Anpassung notwendig. Ist ein Änderungswunsch unberechtigt, dürfen der Arbeitgeber diesen höflich, aber bestimmt zurückweisen. Im Falle eines Rechtsstreits hat der Arbeitnehmer die anspruchsbegründenden Voraussetzungen darzulegen und zu beweisen, der Arbeitgeber die Tatsachen, die dem Anspruch entgegenstehen.

8. Welche rechtlichen Folgen drohen bei verspäteter Ausstellung oder fehlerhaftem Zeugnis?
Unternehmen, die ein Zeugnis gar nicht, schuldhaft verspätet oder unrichtig ausstellen, riskieren Klagen auf Schadensersatz und gerichtliche Verpflichtungen zur Korrektur. Besonders kritisch wird es, wenn der Arbeitnehmer durch verspätete oder falsche Zeugnisse nachweislich Nachteile bei Bewerbungen erleidet.

9. Wie lange sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeugnisse aufzubewahren oder neu auszustellen?
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeugnisse existiert nicht direkt, jedoch empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens drei Jahren, da Arbeitnehmer im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfrist gem. § 195 BGB Ansprüche geltend machen könnten. Zwar besteht keine ausdrückliche Pflicht zur Neuausstellung bei Verlust, doch zur Vermeidung rechtlicher Streitigkeiten ist eine Kulanzlösung ratsam.

10. Können Unternehmen Arbeitszeugnisse digital ausstellen?

Grundsätzlich verlangt das Gesetz (§ 109 GewO) die Schriftform bei Arbeitszeugnissen, also eine eigenhändige Unterschrift. Eine rein elektronische Ausstellung per E-Mail oder PDF wäre damit unwirksam. Doch Vorsicht: Gemäß § 126a BGB kann ein Arbeitszeugnis rechtswirksam digital erstellt werden, wenn es mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Diese Signatur gewährleistet rechtliche Gleichstellung mit der eigenhändigen Unterschrift und bestätigt zweifelsfrei die Echtheit des Dokuments. In der Praxis besteht dennoch Skepsis: Viele Unternehmen bevorzugen weiterhin das traditionelle Zeugnis auf Papier, da digitale Varianten bei Bewerbungen oder Behörden oft noch auf Akzeptanzprobleme stoßen. Personalabteilungen sollten deshalb abwägen, ob ein digitales Zeugnis im Einzelfall sinnvoll ist. Die Ausstellung des Zeugnisses in elektronischer Form bedarf der Einwilligung des Arbeitnehmers, vgl. § 109 Abs. 3 GewO.